概要
- 受付業務を無人化するクラウド受付システムを提供
- タブレット端末を通して受付や訪問先担当者への連絡を行う
- コロナ禍以降は非接触需要・訪問者履歴の記録という観点からも注目される
DXの動機・背景
様々な業務がデジタル化される中で、企業の受付業務は未だアナログな対応が主流だ。内線の取次や来訪記録の記入のような手作業が残り、特定の受付担当者/部署が存在しない企業においては慣習や善意で業務が成立していることも少なくない。
経過・対応・取組内容
株式会社RECEPTIONISTが提供する「RECEPTIONIST」はクラウド型受付システムだ。訪問者がタブレット端末で受付手続きを行うと、担当者宛に各種グループウェアやチャットアプリを経由して通知が送られる。フリーアドレス制のオフィスのような固定電話での取次が難しい場合にも無駄のない来訪連絡・取次が可能だ。
得られた成果
受付・取次の人的作業を削減できる事に加え、データとして来訪履歴が残る点も注目されている。特にコロナ禍以降は来訪履歴を確実に残すことが求められるようになったことが大きい。
編集部コメント
来訪客の取次や予定の確認に会議室の案内と、受付業務は従来アナログな側面が強いものでした。一方で利益を発生させる業務ではないことや、企業によっては専門の担当ではなく若手やバックオフィス部門が都度対応することも少なくないことから、その非合理性が見えづらいものでした。働き方の多様化やセキュリティ水準の変化にあわせて、本事例のように旧来の慣習を自動化・無人化できないか、という観点から再検討することがDXに繋がるかもしれません。
